Hal yang perlu diperhatikan sebelum memilih aplikasi absensi mobile

Tidak dapat dipungkiri karyawan adalah salah satu aset berharga dalam perusahaan, karenanya administrasi karyawan juga harus dikelola sebaik mungkin.

Kehadiran karyawan sendiri merupakan hal yang harus dicatat dengan efektif dan efisien, hal ini menjadi tantangan tersendiri untuk bagian SDM. 

Aplikasi absensi mobile sendiri merupakan salah satu sistem absensi yang bersifat fleksibel dengan pencatatan yang akurat dan mudah.

Akan tetapi sebelum membahas lebih lanjut mengenai aplikasi absensi mobile karyawan kita akan membahas tentang sistem absensi yang ada dan umum digunakan.

Jenis sistem absensi karyawan, termasuk absensi mobile

Setiap perusahaan tentunya mempunyai sistem absensinya tersendiri, hal bertujuan untuk menjaga kedisiplinan karyawannya. 

Selain itu dengan adanya pencatatan kehadiran juga akan memudahkan perusahaan dalam melakukan perhitungan gaji karyawan.

Aplikasi absensi mobile merupakan contoh sistem absensi yang muncul seiring perkembangan teknologi yang semakin pesat. 

Namun sebelum hadirnya aplikasi absensi mobile sudah ada beberapa jenis absensi yang digunakan yang berbeda-beda setiap zamannya. 

Berikut adalah beberapa jenis sistem absensi yang digunakan dalam perusahaan atau pernah digunakan:

1. Absensi manual

Sistem absensi manual terbilang sudah sangat kuno, sebab disini pencatatan kehadiran dilakukan menggunakan buku tulis khusus. 

Disini bagian HR atau staf khusus atau karyawan itu sendiri akan mengisi data kehadiran secara manual ke dalam buku.

Meskipun terbilang sangat murah karena perusahaan tidak perlu menyiapkan anggaran khusus, namun tentunya ada banyak kelemahan dari sistem ini. 

Hal pertama adalah sistem ini kurang efektif karena akan memakan waktu lama dalam pencatatan, selain itu karyawan sendiri juga dapat memanipulasi data kehadirannya dengan mudah.

2. Absensi almano

Selanjutnya ada absensi almano di mana karyawan akan memakai kartu atau kertas khusus untuk melakukan absensi. Di sini karyawan hanya perlu memasukkan kartu atau kertas tersebut ke dalam mesin khusus yang memiliki template untuk melakukan absensi. 

Nantinya, mesin yang akan mencatat jam masuk dan pulang karyawan secara otomatis, sistem ini juga disebut dengan Mesin Magnetic Card.

3. Absensi sidik jari atau fingerprint

Sistem sidik jari merupakan salah satu perkembangan sistem absensi dengan adanya kemajuan teknologi. Di sini data karyawan akan diinputkan ke dalam mesin fingerprint terlebih dahulu, barulah karyawan dapat melakukan absensi dengan menggunakan sidik jari tangannya.

Nantinya mesin yang akan mencatat kehadiran dan kepulangan karyawan secara otomatis. Akan tetapi, mesin ini terbilang sangat sensitif sebab sidik jari karyawan harus dalam keadaan bersih, sebab bila jari dalam keadaan kotor atau basah mesin akan kesulitan mendeteksinya.

4. Absensi berbasis web

Tidak seperti sistem sebelumnya, sistem ini merupakan sistem berbasis website yang dapat diakses melalui komputer atau gadget karyawan dengan username atau password tersendiri. Dengan menggunakan sistem absensi berbasis web, karyawan dapat melakukan absensi dari mana saja.

Hal ini sangat cocok untuk perusahaan yang mempunyai banyak cabang di berbagai kota, memiliki banyak pekerja remote atau melakukan sistem bekerja dari rumah. 

Namun sistem ini harus ditunjang dengan koneksi internet yang cukup baik, bila koneksi internet karyawan sedang bermasalah maka absensi harus dilakukan secara manual dengan menghubungi bagian HR.

5. Absensi biometrik

Absensi biometrik hampir serupa dengan sistem absensi sidik jari, namun pada sistem ini akan mendeteksi lebih banyak lagi karakteristik pada diri manusia. 

Bila fingerprint hanya mendeteksi sidik jari, biometrik akan mendeteksi lebih banyak seperti retina mata, bentuk wajah, bibir, hidung, dsb.

Karenanya sistem ini dapat dikatakan tidak dapat dimanipulasi oleh karyawan, disamping itu kapasitas mesin ini juga terbilang cukup besar. 

Namun salah satu kelemahannya adalah pada harganya yang terbilang mahal karena mesin membutuhkan komponen khusus untuk mendeteksi karakteristik seseorang. Sehingga perusahaan harus merogoh kocek lebih banyak untuk menggunakannya.

6. Aplikasi absensi mobile 

Sistem aplikasi absensi mobile dapat diakses secara online. Di sini aplikasi absensi mobile akan diinstal dan dapat diakses melalui handphone karyawan dari mana saja asalkan terkoneksi dengan jaringan internet. Jenis absensi ini juga sangat cocok untuk pekerja remote, freelance, lapangan, tengah melakukan perjalanan dinas, hingga karyawan WFH.

Itulah beberapa jenis sistem absensi yang umum digunakan pada sebuah perusahaan untuk mencatat kehadiran karyawannya. 

Seiring perkembangan zaman, aplikasi absensi mobile lebih banyak diminati sebab mudah untuk digunakan, akurat dalam melakukan pencatatan hingga dapat digunakan dari mana dan kapan saja. 

Bila Anda ingin menggunakannya, sebaiknya perhatikan beberapa hal berikut sebelum memilih sebuah aplikasi absensi mobile.

Perhatikan hal ini saat memilih aplikasi absensi mobile karyawan

Dalam memilih sebuah aplikasi absensi mobile karyawan kita harus memperhatikan fitur yang disediakan apakah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Meskipun setiap perusahaan mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda, namun sebaiknya perhatikan beberapa hal berikut ketika Anda memilih sebuah aplikasi absensi mobile:

1. Kemudahan dalam penggunaan

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah aplikasi tersebut harus mudah untuk digunakan. Hal ini terbilang penting sebab nantinya aplikasi akan digunakan oleh banyak karyawan dari berbagai usia. 

Jangan sampai nantinya aplikasi yang seharusnya memudahkan karyawan justru akan menyulitkan dan akan membuat pekerjaan manajemen semakin berat. Pastikan tampilan serta fungsi aplikasi dapat dipahami dengan baik oleh setiap karyawan.

2. Pastikan keamanannya terjamin

Selain menyimpan data kehadiran, aplikasi yang komprehensif juga memungkin untuk menyimpan berbagai data pribadi karyawan seperti nama, tempat tanggal lahir, alamat, NIK, nomor asuransi, dll. Karenanya pastikan aplikasi absensi mobile yang akan digunakan perusahaan mempunyai sistem keamanan yang kuat.

Pilihlah developer atau vendor sebagai penyedia aplikasi yang rutin melakukan praktek cyber security dengan baik, selain itu pastikan pula mereka secara rutin update dan melakukan maintenance aplikasinya. Hal ini untuk memastikan aplikasi tidak mudah diretas dan berbagai data di dalamnya tetap aman.

Selain itu di dalam aplikasi juga harus menyediakan fitur “Multi Level Access” agar berbagai data penting perusahaan maupun karyawan hanya dapat diakses pihak yang berwenang saja. Dengan begitu, setiap karyawan hanya dapat mengakses informasi sesuai dengan fungsionalitasnya saja.

3. Aplikasi harus fleksibel

Kebijakan, alur kerja hingga peraturan dalam setiap perusahaan tentunya akan berbeda satu sama lain. Karenanya pastikan aplikasi absensi mobile yang akan dipilih nantinya memungkinkan Anda untuk menyesuaikan aplikasi dengan kebutuhan perusahaan. 

Tanyakan pada vendor apakah aplikasi tersebut memungkinkan untuk diubah sesuai kebutuhan serta dapat dikembangkan bila nantinya perusahaan semakin berkembang.

Fitur yang harus ada dalam aplikasi absensi mobile karyawan

Sebelumnya telah dijelaskan bahwa aplikasi memang harus fleksibel untuk dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. 

Akan tetapi, agar pencatatan dan pengelolaan data kehadiran dapat dilakukan secara efektif dan efisien maka pastikan aplikasi mempunyai beberapa fitur berikut:

1. Manajemen kehadiran dan cuti

Berdasarkan namanya tentu aplikasi harus mampu mencatat berbagai data tentang kehadiran karyawan untuk memudahkan dalam manajemen absen. 

Berbagai data seperti jam masuk atau pulang, istirahat, ketidakhadiran, cuti, sakit, lembur, dan lainnya harus mampu dicatat secara tepat dan akurat.

Selain itu, aplikasi juga harus mampu memudahkan karyawan dalam melakukan pengajuan cuti. Dengan begitu bagian HRD akan mudah dalam mengelola pengajuan cuti secara digital. 

Pastikan aplikasi tersebut dapat mengupdate kuota cuti karyawan secara otomatis dengan berbagai data penunjangnya.

2. Pelacakan waktu secara real-time

Salah satu tugas penting dari bagian HRD adalah menghitung jam kerja efektif karyawan setiap harinya berdasarkan catatan absensinya. 

Data absensi karyawan dalam 1 bulan akan digunakan untuk menghitung besaran gaji, tunjangan, insentif, uang lembur, hingga kinerjanya. Karenanya pastikan aplikasi mampu melakukan time tracker agar mampu memantau kehadiran karyawan secara real-time.

Secara umum aplikasi akan mempunyai tombol clock in/out di mana saat karyawan menekan tombol tersebut maka sistem akan mulai berjalan untuk menghitung berapa lama karyawan bekerja. 

Kemudian sistem akan melaporkan data terkait total jam kerja karyawan baik harian, mingguan hingga bulanan beserta jam lembutnya kepada bagian HR.

3. Employee self service

Fitur yang satu ini akan memudahkan karyawan dalam melakukan perubahan data diri seperti alamat, info kontak hingga informasi perbankan. 

Selain itu karyawan juga dapat melihat sisa kuota cutinya, total jam kerja, hingga kemudahan dalam pengajuan cuti. Pastikan fitur seperti ini ada dalam aplikasi absensi mobile yang akan Anda pilih. Fitur ini juga akan meringankan tugas HRD nantinya terkait pengelolaan data karyawan.

4. Dapat diakses secara mobile

Bila di dalam perusahaan Anda ada beberapa karyawan yang bekerja secara remote atau melakukan pekerjaan lapangan pastikan aplikasi dapat diakses secara mobile. 

Dengan begitu karyawan lapangan atau yang sedang melakukan perjalanan dinas dapat melakukan absensi dari mana saja.

Tim sales marketing, driver dan bagian lain yang bekerja secara mobile tentu akan sangat terbantu dengan aplikasi ini. Mereka dapat melakukan dari mana saja tanpa harus datang ke kantor lebih dulu.

5.  Penyimpanan terpusat

Aplikasi dengan penyimpanan terpusat juga diperlukan untuk menghindari duplikasi data yang umum terjadi ketika pembuatan laporan nantinya. Dengan penyimpanan terpusat maka seluruh data karyawan akan tersimpan dalam satu tempat sehingga meningkatkan integritas data.

Nantinya setiap pembaruan atau perubahan data dapat tersimpan dalam database tunggal atau master. Sistem penyimpanan seperti ini akan sangat bermanfaat untuk perusahaan dengan banyak cabang di berbagai kota. Semua data nantinya akan tersimpan pada satu database agar memudahkan bagian HR dalam mengelola data.

Aplikasi absensi karyawan dari Mekari merupakan salah satu sistem absensi terbaik untuk perusahaan Anda. Semua fitur canggih yang telah disebutkan diatas sudah ada dalam aplikasi absensi mobile Mekari untuk memudahkan sistem absensi perusahaan Anda.

Dengan aplikasi absensi mobile Mekari, Anda akan lebih hemat biaya karena tidak membutuhkan mesin fingerprint lagi. Selain itu, aplikasi ini juga akan meminimalkan risiko kesalahan input agar pengelolaan data kehadiran lebih cepat dan efisien.

Aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur yang dapat memungkinkan pemberian tugas ke karyawan langsung serta kemudahan dalam membuat jadwal kerja khusus dengan mudah dan cepat. 

Mekari sendiri merupakan pengembang aplikasi dan software khusus untuk bisnis dan perusahaan yang telah terpercaya dan berpengalaman.

Untuk info lengkapnya Anda bisa kunjungi website resminya melalui Talenta.co dan dapatkan dukungan dari tim ahli serta fitur uji cobanya secara gratis!