Apa itu project management? Dan apa itu aplikasi manajemen proyek?

Perlukah aplikasi manajemen proyek? Bukankah manajemen proyek bisa dilakukan secara manual saja? Mungkin banyak yang masih bertanya-tanya pentingnya aplikasi manajemen proyek untuk perusahaan.

Mereka merasa hal tersebut adalah pengeluaran yang tidak perlu dan harusnya pengelolaan sebuah proyek merupakan tanggung jawab seorang project manager. Bahkan mungkin beberapa meragukan sebuah aplikasi atau software bisa melakukan fungsi manajemen proyek.

Sebelum masuk lebih lanjut mengenai pentingnya penggunaan aplikasi manajemen proyek, mari pelajari terlebih dahulu apa itu manajemen proyek dan mengapa manajemen proyek itu penting.

Apa itu project management? Dan apa itu aplikasi manajemen proyek?

Menurut Project Management Institute, project management atau manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, kemampuan, alat, dan teknik untuk kegiatan proyek agar kebutuhan proyek terpenuhi.

Proyek sendiri diartikan sebagai pekerjaan sementara untuk menghasilkan suatu produk, jasa, atau hasil yang unik. Sementara artinya pelaksanaanya memiliki awal dan akhir, sedangkan unik artinya proyek bukanlah pekerjaan rutin, melainkan pekerjaan spesifik yang didesain untuk mencapai tujuan tertentu. Tim proyek biasanya terdiri dari orang-orang yang berasal dari organisasi yang berbeda.

Aplikasi manajemen proyek atau software manajemen proyek merupakan aplikasi yang dirancang untuk memfasilitasi pengerjaan proyek dan membuatnya lebih efisien.

Aplikasi manajemen proyek bisa diatur sesuai dengan kebutuhan organisasi sehingga dapat digunakan oleh berbagai jenis dan ukuran bisnis. Namun, ketika seorang project manager memutuskan untuk menggunakan aplikasi manajemen proyek, mungkin akan terdapat beberapa anggota tim yang masih ragu.

Mengapa project management penting?

Mengelola sebuah proyek bukanlah hal yang mudah. Manajemen proyek yang baik bukan hanya sekedar memastikan penyelesaiannya tepat waktu, biaya, dan scope. Lebih dari itu, manajemen proyek harus dapat menyatukan tim dan klien, menciptakan visi, dan mengajak tim untuk stay on track demi mencapai kesuksesan bersama.

Beberapa alasan pentingnya manajemen proyek:

1. Membuat tujuan yang fokus dan jelas

Manajemen proyek memastikan adanya perencanaan yang matang untuk mencapai tujuan tertentu. Tanpa tujuan yang jelas, anggota tim akan kehilangan fokus, tidak memiliki gambaran objektif yang pasti, dan tidak paham apa yang harus dilakukan dan mengapa.

Hal tersebut dapat dicegah dengan memecah proyek menjadi beberapa tugas. Dengan membagi tugas, anggota tim dapat fokus mencapai tujuan tersebut untuk meraih tujuan utama yang lebih besar.

2. Menciptakan jadwal dan perencanaan yang disepakati bersama dan realistis

Membuat jadwal membantu menghindari proyek tidak ter-handle atau terlambat serta adanya perencanaan yang harus dilaksanakan bagi semua yang terlibat dalam proyek.

Manajemen proyek juga penting untuk membuat ekspektasi yang sesuai tentang apa yang harus dicapai, kapan, dan berapa banyak. Tanpa memperhatikan perencanaan, estimasi budget dan waktu, proyek akan menjadi terlalu ambisius dan menyebabkan proyek terlambat dan over budget.

3. Memaksimalkan sumber daya yang ada

Manajemen proyek dapat melacak proyek dan manajemen risiko proyek sehingga memastikan semua sumber daya digunakan secara efektif dan efisien.

4. Quality control

Manajemen proyek membantu mengidentifikasi, mengelola, dan menjaga kualitas. Dengan proses jelas, tim dapat menilai kualitas output pada tiap tahapan proyek. Kualitas yang baik akan membuat klien puas.

5. Manajemen risiko

Manajemen proyek penting untuk memastikan risiko proyek dapat terkelola dan termitigasi dengan baik untuk menghindari terjadi masalah di kemudian hari. Project manager harus dapat menganalisis seluruh risiko potensial proyek, membuat mitigasi, dan perencanaan jika risiko tersebut terjadi kelak.

Risiko tersebut harus disusun berdasarkan kemungkinan terjadinya (likelihood) dan besarnya risiko. Dengan membuat manajemen risiko, proyek dapat lebih mudah beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.

6. Menciptakan proses yang runtut

Manajemen proyek memastikan orang yang tepat melakukan hal yang tepat pada waktu yang tepat. Perencanaan dan proses yang jelas membantu mengetahui peran tiap anggota tim, merampingkan proses dan input, mengantisipasi risiko, dan membuat check and balance untuk memastikan proyek selaras dengan strategi yang telah dibangun.

7. Membantu belajar dari kesuksesan dan kegagalan

Terkadang proyek berjalan mulus, namun kadang proyek dapat gagal. Walau demikian, kita dapat belajar dari pengalaman dan kesalahan masa lalu dapat dihindari di kemudian hari. Manajemen proyek memastikan pembelajaran ini diterapkan dengan melakukan retrospektif untuk melihat apa yang berhasil dan tidak, serta perubahan yang harus dilakukan untuk proyek selanjutnya.

Pentingnya aplikasi manajemen proyek

Lalu apa gunanya aplikasi manajemen proyek jika sudah ada project manager yang mengatur semuanya? Mari pelajari bagaimana sebuah aplikasi atau software manajemen proyek yang dapat memudahkan proses penyelesaian proyek.

Terdapat beberapa manfaat utama aplikasi manajemen proyek, di antaranya adalah mempermudah kerja sama internal dan eksternal serta melakukan penjadwalan yang lebih baik. Selain itu, berikut adalah pentingnya aplikasi manajemen proyek.

1. Solusi berbasis cloud

Saat ini, solusi berbasis cloud telah menjadi favorit untuk dunia bisnis. Ketika sebuah proyek tim menjadi lebih besar, dibutuhkan teknologi berbasis cloud untuk memfasilitasi kolaborasi antar tim dengan sekali klik. Solusi ini mudah digunakan dan lebih fleksibel.

2. Menggabungkan work flow dalam satu platform

Terkadang beberapa fungsi harus dilakukan dengan berbagai tools yang berbeda-beda. Dengan software manajemen proyek, semua fungsi mulai dari komunikasi, task management, file sharing, dapat dilakukan dengan satu tools saja. Dengan demikian, Anda bisa lebih fokus pada proyek seperti melakukan project planning, task management, dan tracking time.

3. Menjaga tim untuk bertanggung jawab

Produktivitas tim sangat bergantung pada siapa bertanggung jawab terhadap apa. Jika anggota tim bekerja sama dalam software manajemen proyek, mereka akan terus update terhadap tugas yang ada tanpa harus mengecek siapa melakukan apa.

Mereka akan mengetahui deadline, target tugas dan progress dalam mencapai tujuan proyek. Manajer proyek dapat memberikan tugas dan menentukan deadline untuk menjaga mereka agar bertanggung jawab menyelesaikannya.

4. Mempermudah melacak progress

Salah satu hal penting dalam proyek adalah mengantisipasi apa yang mungkin terjadi dan dapat melacak dengan jelas apa yang dilakukan tiap anggota tim.

Dengan manajemen proyek perangkat lunak, Anda dapat memusatkan tugas yang ada untuk melihat seberapa produktif tim Anda. Dengan demikian, progress tiap anggota tim dapat terlacak dengan jelas dan Anda memiliki overview timeline proyek.

5. Membuat meeting lebih bermakna

Meeting dapat berjalan membosankan karena tim tidak memahami tujuan yang jelas tentang meeting tersebut. Dengan aplikasi manajemen proyek, Anda dapat membuat dan mengorganisir jadwal meeting lebih baik. Aplikasi manajemen proyek dapat membantu:

• Membuat agenda meeting
• Mengatur waktu mulai dan selesai meeting
• Membuat tugas dan catatan untuk meeting
• Melakukan meeting secara remote dan memastikan kehadiran anggota dengan fitur live check-in meeting

Dengan alasan-alasan pentingnya manajemen proyek di atas, pelaksanaannya akan menjadi lebih mudah dengan bantuan aplikasi atau software manajemen proyek. Terutama di tengah situasi saat ini, di mana remote working atau bekerja dari jarak jauh harus dilakukan. Penggunaan aplikasi untuk manajemen proyek akan semakin mempermudah Anda dalam menjalankan bisnis.

5 aplikasi manajemen proyek terbaik

Di tengah kesibukan dan tumpukkan pekerjaan terkadang membuat kita kewalahan, khususnya bagi readers yang terbiasa bekerja dalam tim. Maka dari itu, agar seluruh tugas dan agenda terlaksana dan terselesaikan dengan baik, sudah pasti dibutuhkan kemampuan koordinasi antar sesama anggota yang baik pula. Baik itu dari segi komunikasi, maupun kemudahan akses untuk saling mengirim data yang diperlukan. Beruntungnya, teknologi sudah jauh lebih berkembang dan sangat efisien bagi semua orang. Kita bisa dengan mudahnya mengelola bahkan memonitor jalannya suatu proyek bersama tim kita, cukup dengan satu tampilan di layar gadget kita saja. 

ISCEA Indonesia sudah menyiapkan enam rekomendasi aplikasi manajemen proyek yang patut Anda dan tim anda coba, nih! Ada aplikasi apa saja ya? Yuk, langsung simak rekomendasi di bawah!

1. Mekari

Salah satu rekomendasi aplikasi management proyek dari lokal dengan fitur yang lengkap yaitu Mekari. Mekari merupakan salah satu penyedia aplikasi project management terbaik di Indonesia. Project management software Mekari bekerja menggunakan sistem CRM serta dilengkapi dengan fitur-fitur yang lengkap. 

Selain itu, Mekari dapat membantu Anda dalam melakukan task management sehingga Anda dapat mengelola tugas yang harus diselesaikan dalam proyek. Tiap anggota dapat melihat tugas, deadline, serta status seluruh anggota tim.

Hal ini akan mempermudah kolaborasi antar anggota tim serta membuat jadwal dan perencanaan yang lebih baik. Data yang tersimpan pada cloud juga mempermudah tiap anggota untuk memperoleh data yang dibutuhkan dengan mudah.

Berikut ini penjelasan lebih rinci mengenai software management dari Mekari.

Kelebihan Mekari:

• Mampu membantu visualisasi proses bisnis dan memodifikasinya sesuai dengan proses proyek Anda.
• Dapat disesuaikan dengan beberapa sudut pandang. Anda dapat dengan mudah memindahkan data di dalam pipeline proyek hanya dengan melakukan drag and drop ke timeline yang diinginkan. Anda juga dapat melakukan filter data dengan lebih cepat.
• Dijalankan dengan menggunakan sistem CRM Omnichannel yaitu terintegrasi dengan banyak saluran yang penting bagi bisnis Anda.
• Anda dapat melacak semua proses bisnis dengan mudah melalui satu platform sehingga proyek ‘keep on track‘ dengan tujuan yang telah ditetapkan.
• Terdapat fitur task management yang membantu setiap anggota tim menyelesaikan tugas dengan lebih efisien.
• Anda dapat menikmati uji coba gratis terlebih dahulu

2. Trello

Trello merupakan aplikasi kolaborasi yang sangat fleksibel, di mana penggunanya dapat mengontrol pengerjaan suatu proyek bersama anggota lainnya dalam satu wadah digital saja. Jadi, pengguna dalam tim tersebut akan mengetahui progres terbaru pada setiap proyek, orang yang bertugas pada jobdesk tertentu, dan sejauh mana pekerjaan tersebut sudah diselesaikan. Yang paling menarik, aplikasi ini dilengkapi dengan empat fitur utama yaitu Boards, Lists, Cards, dan Menu.

3. Notion

Mirip dengan aplikasi Trello, Notion juga merupakan all-in-one workspace yang dirancang untuk membantu penggunanya mengelola berbagai pekerjaan dari satu tampilan saja. Anda bisa menulis bermacam jenis catatan, menyusun to-do list secara detail, bahkan mengatur keberlangsungan suatu proyek menggunakan workflow buatan sendiri, lho! Tools dan fitur yang lengkap sangat memudahkan pengguna untuk memanfaatkan aplikasi ini semaksimal mungkin.

Tidak hanya itu, Notion juga merupakan pilihan yang tepat untuk penggunaan kolaborasi karena sistemnya yang praktis dan fleksibel. Tetapi, Anda harus berani mengeluarkan biaya untuk memberikan akses keseluruhan kepada pengguna lainnya, seperti mengedit, menggeser blok pada workspace.

4. Todoist

Aplikasi satu ini menawarkan tampilan yang ringkas dan mudah dipahami. Anda bisa mengkategorikan jenis tugas kamu pada jenis proyek sesuai kebutuhan. Mengatur jadwal, membuat rencana lengkap dengan pengingat, maupun berkolaborasi juga sangat mudah dilakukan melalui Todoist.

Berbeda dari aplikasi lainnya, Todoist memiliki fitur natural language dan juga smart schedule untuk pengelolaan daftar tugas dan pemilihan waktu yang lebih gampang. Tetapi untuk dapat memanfaatkan fitur secara penuh, Anda harus mengeluarkan biaya seharga 29 dolar AS per bulan.

5. Slack

Aplikasi ini pasti sudah tidak asing lagi di kalangan perusahaan hingga komunitas. Slack sendiri adalah aplikasi yang khusus dirancang untuk mengelola proyek di mana para pekerja tim dapat berkomunikasi dengan saling mengirim pesan di dalamnya. Pesan yang dikirimkan dapat berupa catatan, file dalam berbagai format, yang mana seluruh anggota bisa menambahkan komentar.

Bagaimana? Setiap aplikasi pastinya menawarkan fitur unggulannya masing-masing ya. Jadi, tinggal menyesuaikan saja sesuai kebutuhan proyek Anda dan tim! Kira-kira aplikasi mana nih yang cocok untuk tim Anda?