5 alasan mengapa UMKM perlu menggunakan software HRIS

Semakin berkembangnya sebuah usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM), permasalahan administrasi baru pun mulai bermunculan. Human resources information system (HRIS) mungkin dapat menjadi solusi untuk mengatasinya.

UMKM yang Anda miliki kian hari kian ramai. Operasional bisnis yang mulanya cukup dengan hanya beberapa karyawan kini tak lagi mampu menangani pesanan yang semakin banyak jumlahnya. Ekspansi dan scale up pun akhirnya dilakukan demi mengikuti permintaan pasar yang semakin meningkat.

Namun jika berbicara soal scale up atau peningkatan bisnis, tidak bisa hanya berbicara mengenai penambahan karyawan operasional dan aset besar seperti gedung baru beserta isinya. Cara menjalankan operasional bisnis pun juga harus ikut berubah untuk menghadapi dan menanggulangi masalah yang menyertai proses scale up tersebut.

Semakin berkembang sebuah bisnis, maka akan muncul juga masalah-masalah yang sebelumnya mungkin tak terpikirkan. Hal-hal seperti urusan administrasi karyawan yang sebelumnya dapat dikerjakan sebentar, kini harus memakan waktu cukup lama karena jumlah karyawan yang membludak tetap harus diproses satu persatu.

Lembur dan waktu libur pun akhirnya termakan demi menyelesaikan pekerjaan administratif yang menumpuk. Mulai dari proses penggajian, pengajuan ketidakhadiran, sampai masalah kompensasi. Berkas demi berkas semakin menumpuk, dan kadang hingga berceceran. Akhirnya waktu Anda habis hanya untuk menyelesaikan pekerjaan administratif saja.

Mempekerjakan karyawan administratif mungkin menjadi solusi yang paling umum untuk menyelesaikan permasalahan ini. Namun ada solusi alternatif lain yang hadir dari inovasi teknologi, yaitu dengan menggunakan software HRIS.

Software HRIS memang dirancang khusus untuk menangani permasalahan personalia perusahaan seperti permasalahan membludaknya proses administratif karyawan yang sudah disebutkan sebelumnya.

Jenis-jenis software HRIS

Solusi HR memang sudah semakin berkembang dan menyediakan berbagai fitur di dalamnya. Berdasarkan fungsinya, software HRIS terbagi ke dalam beberapa jenis, yaitu:

Operational HRIS

Sesuai dengan namanya, operational HRIS berfungsi untuk mengelola kebutuhan HR yang bersifat operasional. Jenis software HRIS ini akan membantu pihak manajer dalam pengambilan keputusan rutin dan berulang karena sistem mampu menyediakan berbagai data yang berkaitan sumber daya manusia yang mereka kelola. Secara garis besar, beberapa data yang disediakan seperti:

Employee Information systems

Data ini berisi kumpulan informasi mengenai profil karyawan seperti nama, alamat, jenis kelamin, kewarganegaraan, lama masa kerja, dan masih banyak lagi.

Position control systems

Data-data yang berkaitan dengan posisi atau jabatan karyawan di suatu perusahaan. Pada umumnya, info-info yang disediakan oleh data base ini berguna untuk mengidentifikasi posisi apa saja yang kosong dan perlu untuk segera diisi.

Applicant selection and placement information systems

Data-data yang disediakan akan dipergunakan oleh tim HR ketika proses seleksi kandidat untuk menemukan calon karyawan yang sesuai dengan apa dibutuhkan oleh perusahaan.

Performance management information systems

Data-data yang berkaitan dengan penilaian kinerja dan produktivitas karyawan. Data-data tersebut biasanya akan dipergunakan untuk promosi jabatan atau untuk memberhentikan karyawan.

Government reporting and compliance information systems

Data-data yang berisi berbagai informasi untuk menjaga ketertiban administrasi agar tetap sesuai dengan peraturan pemerintah.

Tactical HRIS

Tactical HRIS dipergunakan untuk membantu pihak manajer ketika membuat keputusan yang berkaitan dengan alokasi sumber daya. Jenis HRIS ini memiliki beberapa sub part di dalamnya, yaitu:

• Job analysis and design information systems

Berisi data-data yang berkaitan dengan tugas, spesifikasi, dan tanggung jawab karyawan.

• Recruiting information systems

Secara garis besar akan berisi data-data mengenai rencana rekrutmen untuk menentukan posisi yang akan diisi serta keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.

• Compensation and benefits information systems

Sesuai dengan namanya, data yang disediakan berisi informasi untuk membuat keputusan terkait pemberian kompensasi dan tunjangan yang akan diperoleh karyawan.

• Employee training and development systems

Informasi untuk membantu tim HR dalam mengarahkan pelatihan untuk karyawan yang tertarik atau karyawan yang akan memperoleh manfaat dari pelatihan tersebut.

• Strategic HRIS

Strategic HRIS adalah jenis software HRIS yang menyediakan data untuk pengambilan keputusan strategis. Biasanya strategic HRIS akan dipergunakan untuk mengelola negosiasi tenaga kerja, pengaturan tenaga kerja serta mendukung program HR tertentu.

Dengan menggunakan strategic HRIS, Anda dapat mengetahui bagaimana gambaran umum mengenai perecanaan tenaga kerja dan aset kerja yang Anda miliki. Strategic HRIS mempunyai beberapa komponen di dalamnya yaitu:

• Information systems supporting workforce planning

Berisi informasi mengenai kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Informasi tersebut dapat dipergunakan untuk perencanaan strategis jangka panjang seperti ketika perusahaan ingin memperluas target market baru, membuka cabang baru, dan lain-lain.

• Information systems supporting labor negotiations

Berisi berbagai informasi untuk mendukung proses negosiasi tentang tenaga kerja baik itu dengan pihak vendor, serikat pekerja, atau pihak yang lain.

• Specialized human resource information systems software

Data-data yang mendukung untuk manajemen SDM.

• Comprehensive HRIS

Comprehensive HRIS menghasilkan database yang saling terintegrasi dan bertindak sebagai suatu tempat yang berisi berbagai informasi yang dapat digunakan sewaktu waktu untuk menunjang kegiatan HR di suatu perusahaan.

Dari jenis-jenis software HRIS yang sudah disebutkan di atas, Anda dapat memilih jenis HRIS yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

5 alasan mengapa UMKM perlu menggunakan software HRIS

Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa software HRIS dapat menjadi solusi yang tepat untuk permasalahan Anda.

Cepat dan efisien

Software HRIS memang dirancang khusus untuk meningkatkan efisiensi beban kerja administratif. Proses merepotkan seperti mengetik satu persatu data karyawan pada sheet excell, menghitung kompensasi dan gaji karyawan, approval cuti dan absensi, hingga buang-buang kertas untuk print berbagai dokumen, tak perlu lagi dilakukan saat anda mulai menerapkan HRIS.

Dengan HRIS, semua proses administrasi, mulai dari penggajian, perhitungan kompensasi, hingga urusan absensi dapat dilakukan secara otomatis, dengan hanya beberapa klik dari satu aplikasi yang sama.

Waktu yang digunakan untuk memproses administrasi karyawan pun dapat dipangkas hingga 15 kali cepat jika dibandingkan dengan proses manual. Maka, proses administrasi Anda akan jadi jauh lebih efisien.

Mudah digunakan dan diterapkan

Meski kedengarannya seperti sebuah teknologi yang canggih dan rumit, HRIS sebenarnya sangat mudah untuk digunakan dan diterapkan.

Tak perlu perangkat tambahan khusus, HRIS dapat digunakan lewat device pribadi Anda seperti ponsel dan laptop. Jika anda memiliki perangkat pendukung lain seperti mesin fingerprint, HRIS juga dapat diintegrasikan dengan perangkat pendukung yang Anda punya.

Tampilan aplikasi HRIS juga biasanya sangat user friendly. Bahkan beberapa vendor HRIS seperti Talenta by Mekari akan dengan senang hati membantu Anda bertransisi untuk menggunakan HRIS hingga mahir.

‍Fleksibel

Tidak semua bisnis memiliki permasalahan yang sama. Ada yang memiliki permasalahan dalam penggajian, tapi tidak bermasalah dalam hal manajemen karyawan. Ada yang bermasalah dengan proses absensi karyawan, namun tidak dengan urusan menghitung kompensasi.

Karena software HRIS biasanya berbentuk platform, Anda bisa dengan bebas memilih modul-modul sesuai dengan kebutuhan. Modul-modul khusus seperti payroll untuk membantu proses penggajian, hingga modul khusus employee management untuk mengurus absensi, dan cuti dapat Anda pilih secara independen tanpa ada keharusan untuk memilih semuanya.

Lebih hemat

Software HRIS pada umumnya memiliki mekanisme pricing atau pembayaran yang sangat fleksibel. Selain hanya membayar modul yang Anda butuhkan, vendor HRIS seperti Talenta by Mekari juga biasanya memberlakukan pembayaran dengan sistem per kepala. Itu artinya, harga yang berlaku sesuai dengan jumlah karyawan yang Ada di perusahaan Anda.

Kisaran harga umum yang dipatok vendor HRIS pun bisa dibawah Rp10.000 per kepala per bulan, dimana harga tersebut dapat dikatakan cukup murah.

Lebih bebas mengembangkan bisnis

Dengan menggunakan HRIS, pelaku bisnis UMKM yang umumnya harus mengerjakan berbagai beban kerja sendiri, sekarang bisa mempergunakan waktunya dengan lebih bebas. Mereka tak lagi harus menghabiskan banyak waktu untuk mengurus hal-hal yang sifatnya administratif.

Karena tak perlu lagi dipusingkan dengan urusan kepegawaian dan administratif, Anda bisa menggunakan waktu yang terbebas ini untuk memulai inisiatif marketing baru, mengembangkan produk, atau sekedar untuk rehat sejenak dari pekerjaan yang penuh tantangan ini.

Itulah 5 alasan mengapa UMKM perlu menggunakan HRIS untuk mempermudah proses administrasi dan kepegawaian mereka. Selain mudah digunakan dan relatif murah, penggunaan HRIS juga sangat berguna untuk menghemat waktu sehingga Anda dapat fokus untuk mengembangkan inisiatif lain pada bisnis Anda.

Talenta by Mekari rekomendasi software HRIS

Talenta by Mekari adalah software salah satu software HRIS berbasis aplikasi yang mudah digunakan dan mudah terintegrasi dengan software lainnya. Jadi Anda tidak perlu melakukan perombakan sistem ulang yang membutuhkan waktu yang lama.

Talenta adalah salah satu merek HRIS, yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Talenta by Mekari:

Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya :

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan di mana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

Tim support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering work from home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem presensi online otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://www.talenta.co/. Tunggu apa lagi?