Eksekutif bertanggung jawab untuk membuat keputusan besar bagi sebuah organisasi. Meskipun mereka mungkin memiliki pemahaman yang luas tentang masalah terkini di perusahaan, mereka mungkin tidak mengetahui detail dari inisiatif tertentu.
Memo adalah alat untuk mengkomunikasikan aspek penting dari proyek tertentu. Dengan banyaknya prioritas yang bersaing bagi waktu seorang eksekutif, Anda harus mengembangkan produk yang dapat cepat dicerna dan ditindaklanjuti oleh eksekutif tersebut.
Berikut adalah lima hal yang perlu diingat ketika mengembangkan memo singkat untuk seorang eksekutif seperti dituliskan oleh Kontributor Senior Forbes, Avery Blank, di bawah ini:
1. Identifikasi informasi yang perlu diketahui pembaca.
Tanyakan pada diri sendiri, “Apa yang perlu diketahui orang ini sekarang?” Fokus pada informasi penting.
Apakah kepala produk perlu mengetahui masalah yang dialami produk? Apakah wakil presiden komunikasi perlu mengetahui tentang masalah hubungan masyarakat yang mungkin timbul dari keputusan departemen lain? Haruskah penasihat umum diberi pengarahan tentang upaya kepatuhan baru yang perlu dilaksanakan berdasarkan aturan yang baru saja disahkan?
2. Gunakan bagian dan judul yang jelas.
Berilah eksekutif judul yang menarik. Di bagian atas dokumen, sertakan baris "Re:" (singkatan untuk kata "tentang") untuk menunjukkan dengan jelas di awal tentang isi memo tersebut.
Atur isi memo dengan cara yang masuk akal. Anda dapat menggunakan metode STAR: Situation, Task, Action, Result (situasi, tugas, tindakan, dan hasil). Anda dapat menggunakan metode IRAC: Issue, Rule, Analysis, Conclusion (isu, aturan, analisis, dan kesimpulan). Atau gunakan kerangka akal sehat lain yang berfokus pada masalah, berbagi informasi latar belakang yang relevan, mengomunikasikan status saat ini, menyertakan beberapa pertanyaan dan mengusulkan langkah selanjutnya. Tidak ada satu cara baku untuk menyusun memo. Gunakan bagian untuk membuat memo mudah dipahami pembaca.
Salah satu cara untuk membuat memo mudah dipahami adalah dengan menggunakan judul yang jelas. Judul yang jelas juga dapat memungkinkan orang tersebut membaca bagian dalam urutan yang mereka pilih. Memo yang terorganisasi dengan baik dan tertulis akan memungkinkan orang tersebut memiliki fleksibilitas untuk membaca dokumen dengan cara yang mereka inginkan untuk membacanya.
3. Tulis paragraf yang ringkas, dan gunakan poin-poin.
Permudah pembaca untuk mencerna informasi yang Anda sajikan dengan menggunakan paragraf pendek. Semakin panjang paragraf, semakin sulit untuk diikuti. Poin-poin juga merupakan cara yang bagus untuk membuat pembaca fokus dan mencerna informasi.
4. Cantumkan tanggal dan informasi kontak.
Jika seorang anggota kepemimpinan ingin mempelajari lebih banyak informasi, mereka harus tahu siapa yang harus dihubungi atau dikirimi email. Sertakan nama dan informasi kontak Anda.
Sertakan tanggal pada dokumen. Jika eksekutif kembali ke memo hari itu dan keliru membaca memo masa lalu, keputusan mereka hari itu mungkin didasarkan pada informasi lama, yang dapat memiliki konsekuensi signifikan yang tidak diinginkan.
5. Baca apa yang Anda tulis. Baca tulisan Anda untuk kedua kalinya. Kemudian bacalah untuk ketiga kalinya.
Penulisan yang tidak jelas dan salah eja tidak profesional. Luangkan waktu beberapa menit untuk membaca apa yang Anda tulis. Pertimbangkan membaca memo keras-keras atau dari akhir ke awal. Kesalahan dasar dapat menghilangkan substansi dan menodai kualitas pekerjaan dan reputasi Anda.
Kemampuan untuk menangkap informasi penting secara ringkas merupakan keterampilan penting untuk dikembangkan. Anda memiliki kesempatan untuk berkomunikasi dan mempengaruhi tingkat tertinggi organisasi.
Ketahui informasi apa yang dibutuhkan audiens Anda untuk membuat keputusan. Pisahkan halaman dengan menggunakan bagian dan menulis paragraf singkat. Sertakan dasar-dasar seperti tanggal dan informasi kontak Anda. Kemudian baca tulisan Anda untuk menangkap kesalahan ketik.(forbes.com)
