Lima tips untuk mencapai tujuan komunikasi tanpa melelahkan tim komunikasi

Hubungan Masyarakat bukanlah pemasaran. Pemasaran bukanlah Hubungan Masyarakat. Jika diri Anda berbentuk toko komunikasi pemasaran terpadu, komunikasi adalah wadah di mana Hubungan Masyarakat dan pemasaran hidup secara harmonis. Kimberly Osborne mengutarakan pandangan itu sebagai mantan sekretaris pers gubernur negara bagian Amerika Serikat.

Kimberly Osborne, sekarang Wakil Rektor Sementara untuk Komunikasi Strategis di University of North Carolina Greensboro. Opini ini telah dipublikasikan Forbes, berlanjut sebagai berikut:

Karena bakat dari para profesional pemasaran dan Humas sangat luas mulai dari manajemen masalah hingga media dan periklanan yang diperoleh, hingga strategi bisnis yang inovatif, orang-orang meminta mereka untuk mengurusi banyak hal. Dengan semakin banyak orang Amerika yang meninggalkan tempat kerja sebagai bagian dari apa yang disebut banyak orang sebagai "The Great Resignation" (“Pengunduran Diri yang Dahsyat”), dan karena kondisi ekonomi mungkin menyulitkan untuk mengisi pekerjaan itu, komunikator perlu tetap fokus pada tujuan mereka.

Berikut adalah lima tip untuk menangani kebutuhan komunikasi perusahaan Anda tanpa melelahkan tim pemasaran dan hubungan masyarakat Anda... atau membuat musuh di dalam perusahaan.

Perkuat, Tinggikan, atau Miliki

Terlalu sering, para komunikator diminta untuk "membantu" ketika ada pemohon benar-benar ingin mereka melakukan pekerjaan itu. Ketika subjek adalah topik atau masalah yang sensitif, "rasa memiliki" proyek mungkin merupakan hal yang perlu dilakukan oleh tim komunikasi. Ketika pemohon dapat membuat, menulis, memesan barang-barang yang diperlukan, dll., peran komunikator adalah dengan sopan menolak permintaan untuk mengambil proyek tersebut. 

Sebaliknya, mereka dapat menawarkan untuk memperkuat atau meningkatkan pekerjaan pemohon. “Memperkuat” berarti berbagi pekerjaan pemohon dengan audiens yang lebih besar yang dipertahankan oleh tim komunikasi. Misalnya, mereka dapat menawarkan untuk membagikan postingan media sosial pemohon atau mengarahkan pengguna ke situs web dengan kisah cerita hebat mereka. Lebih baik lagi, amplifikasi gambar ketika satu orang berteriak dari tribun sepak bola dalam perayaan (apa yang dilakukan pemohon) versus meniup klakson dan membesarkan mikrofon penyiar untuk memeriahkan dari tribun yang sama (dari apa yang dapat dilakukan tim komunikasi Anda). 

Ketika seorang komunikator “mengangkat” pekerjaan orang lain, pekerjaan itu memiliki hunian baru. Kisah berita yang dikembangkan pemohon sekarang ada di halaman beranda perusahaan — bukan halaman terpisah mereka. Dan tim komunikasi menyampaikan berita tersebut ke media atas nama pemohon. Pada intinya, pemohon melakukan pekerjaannya, tetapi tim komunikasi menambahkan lapisan aset dan alatnya untuk memperkuat atau meningkatkan karya aslinya.

Putuskan Apa yang Paling Penting

Sebelum Anda memutuskan jalan mana yang akan Anda ambil — memperkuat, meningkatkan, atau memiliki — Anda harus memutuskan apa yang paling penting bagi misi, nilai, dan merek perusahaan. Untuk menghindari terlalu banyak “tugas”, fokuslah pada apa yang benar-benar layak mendapatkan perhatian, bakat, dan keahlian komunikator untuk mendukung kesuksesan organisasi. 

Apakah pamflet untuk makan siang dan pelajaran perusahaan besok benar-benar layak untuk menghentikan tim desain mengembangkan rangkaian aset merek berikutnya untuk kampanye yang diluncurkan minggu depan? Strategi sangat penting untuk keberhasilan tim komunikasi, dan dengan demikian perusahaan. 

Menjadi sibuk atau hanya untuk menjadi sibuk tidak membuat tim komunikasi atau perusahaan lebih dekat untuk mencapai tujuan mereka. Masukkan energi tim komunikasi Anda ke dalam tugas yang akan menghasilkan ROI (kembalinya investasi) yang dibutuhkan perusahaan Anda.

Temukan Pakarnya

Pakar komunikator adalah ahli dalam bidangnya tetapi belum tentu ahli tentang apa yang mereka komunikasikan. Mintalah pakar materi pelajaran mengomunikasikan apa yang perlu diketahui audiens. Mintalah rekan sumber daya manusia Anda untuk membuat draf memo awal seluruh perusahaan tentang tunjangan karyawan baru. 

Adalah peran tim komunikasi untuk membantu penulis mengidentifikasi audiens target sebelum mereka memulai draf. Ingatkan penulis bahwa mereka, pada kenyataannya, adalah ahli dalam topik tersebut dan dapat memulai prosesnya; itu tidak harus sempurna. Kemudian tim komunikasi dapat meninjau memo yang telah disusun dari lensa audiens yang dituju. Terkadang langkah terakhir itu bisa menjadi langkah yang menegangkan karena komunikator memastikan mereka menghilangkan "bicara industri." Ingat: KISS (keep it simple, stupid, atau: tetap simpel, bodoh) dan bersiaplah untuk bertanya, "Apakah ini cara Anda menjelaskan sebuah topik kepada nenek Anda?"

Ingat, Jika Anda Membangunnya...

...itu semua akan datang. Kalimat terkenal dari film Field of Dreams berkesan bukan hanya karena filmnya tetapi juga karena profesional komunikasi yang kuat melakukannya setiap hari. Komunikator perlu memberdayakan kolega dan pemimpin mereka untuk mendukung pesan, misi, dan visi perusahaan. Berilah mereka alat untuk melakukannya. Ini bisa berarti membangun perpustakaan citra berkualitas tinggi, menyediakan daftar pokok pembicaraan utama atau membuat satu set grafik atau video untuk memungkinkan banyak suara membawa pesan yang sama secara internal dan eksternal. Jika komunikator membangun alat untuk dimanfaatkan oleh rekan non-komunikasi mereka — dan mereka benar-benar memanfaatkannya — hasilnya bisa sangat mencengangkan.

Terhubung Dengan Kontraktor

Anda telah menilai permintaan dan memutuskan bahwa itu perlu ditangani, tetapi tim Anda baru saja dicela. Tidak mungkin tim komunikasi Anda dapat memberikan waktu, energi, dan bakat yang pantas untuk permintaan tersebut. Makanya perlu ada kontraktor. Kerjakan pekerjaan rumah Anda dan temukan penulis, desainer, pakar media sosial berkualitas tinggi, dan sejenisnya yang memahami perusahaan Anda dan tujuannya. Ketika Anda memiliki banyak talenta berkualitas di bangku cadangan dan siap untuk masuk ketika tim Anda terlalu sedikit, itu bisa membuat semua perbedaan. Tetapi pastikan Anda memiliki kontak yang dapat menjaga proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Ya, itu mungkin anggaran Anda, jadi Anda ingin tetap berhubungan dengan proyek tersebut.

Tidak ada yang ingin mengatakan, "Maaf, tim kami tidak dapat membantu dengan ini." Sebaliknya, punya solusi. Mulailah sebelum permintaan masuk dengan menetapkan batasan tentang apa yang akan dan tidak akan dilakukan oleh tim komunikasi. Untuk melakukan ini, jelaskan dan siaplah untuk melatih pemohon untuk menemukan solusi yang bekerja dengan baik bagi kedua belah pihak.(forbes.com)