Antisipasi hilang saat bencana, Pemprov Kaltim digitalisasi dokumen warga

Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur (Pemprov Kaltim) berupaya melindungi dokumen penting warganya melalui program Gerakan Selamatkan Informasi Arsip Keluarga (SIAGA) Arsip. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DKP) Kaltim, HM Syafranuddin, mengatakan program ini bertujuan membantu warga mengamankan dokumen penting mereka.

"Gerakan SIAGA Arsip ini langkah nyata kita mengamankan dokumen penting warga dampak terjadi bencana. Silahkan masyarakat menyimpan data atau dokumen penting keluarganya," ujarnya saat peluncuran SIAGA Arsip, Senin (22/8), dikutip dari instagram @pemprov_kaltim.

Syafruddin menjelaskan petugas kearsipan akan memindai (scanning) dokumen untuk disimpan. Apabila dokumen ini hilang, warga dapat meminta dokumen berbentuk cetak. Sehingga hal ini diharapkan dapat membantu warga.

"Jadi yang kami simpan bukan data atau dokumen aslinya, tapi dalam bentuk scanner dan sewaktu-waktu diperlukan pihak keluarga, maka akan kita berikan dalam bentuk print out. Sedangkan dokumen scannernya kita simpan kembali," imbaunya.

Syafrudin juga menerangkan banyak warga yang terdampak bencana banjir ataupun kebakaran tidak sempat menyelamatkan dokumen-dokumen penting yang dimiliki. Sehingga mereka kehilangan dokumen tersebut.

"Belajar dari pengalaman ketika masih aktif di bidang kedaruratan dan logistik BPBD, dimana warga terkena bencana banjir atau pun kebakaran yang menghilangkan dokumen-dokumen penting warga," ujarnya.

Melalui program ini, pihaknya juga berupaya mendorong masyarakat untuk tertib arsip. Sehingga pelayanan yang diberikan juga maksimal.

"Terpenting, kita selaku instansi pemerintah dan pelayan masyarakat lebih dulu harus tertib arsipnya, sehingga dalam memberikan pelayanan pun bisa lebih maksimal," pungkasnya.