Menata arsip keluarga sangat penting karena memiliki banyak manfaat, mulai dari menjaga informasi berharga, memudahkan akses dokumen, hingga melestarikan warisan keluarga untuk generasi mendatang. Penyimpanan arsip yang terorganisir juga membantu penyelamatan dokumen dalam aspek mitigasi bencana untuk meminimalisir kerugian akibat kehilangan atau kerusakan dokumen penting. Berikut penataan arsip dan dokumen keluarga yang aman.
Kumpulkan dan kategorikan
Menurut kepala unit konservasi San Fransisco Public Library (SFPL), Emilie van der Hoorn kepada KQED, langkah awalnya adalah mendapatkan gambaran umum dari semua yang dipunya, seperti mengumpulkan semua bahan. Selanjutnya, memilah dan membuat kategori setiap jenis materi yang sudah dikumpulkan, seperti dokumen, arsip, foto, dan lain-lain. Pastikan tangan Anda bersih atau kenakan sarung tangan saat memegang barang-barang itu.
SFPL menyarankan Anda membuat inventaris koleksi dan memperbaruinya secara berkala seiring bertambahnya koleksi. “Namun, tetaplah realistis dan jangan kewalahan,” kata van der Hoorn. “Tetapkan tujuan yang sangat kecil dan bisa dikelola.”
Digitalkan
Pindai atau digitalkan dokumen fisik dan foto untuk membuat salinan digital. Ini membantu mengawetkan barang-barang yang mudah rusak dan memudahkan pembagian dan pengaturan. Beberapa yang perlu dipertimbangkan, dikutip dari National Archives untuk kertas dan foto datar, pastikan dokumen asli terpasang sempurna di permukaan pemindai. Sebab, tutup pemindai dapat meremukkan dan membuat dokumen asli kusut, jika kertas tak terpasang pada pemindai.
Penamaan berkas sebaiknya menggunakan hanya huruf alfabet Latin saat membuat identifikasi alfanumerik. Jangan gunakan spasi, tanda baca, atau simbol. Gunakan tanda hubung dan garis bawah sebagai pengganti spasi. Tambahkan metadata dasar ke berkas, seperti siapa, apa, di mana, dan kapan, untuk membantu menemukan dan mengidentifikasi berkas di kemudian hari. Terakhir, cadangkan berkas sebanyak tiga salinan dan simpan di dua media berbeda.
Simpan
Lindungi dokumen fisik dan foto Anda dari kerusakan. National Archivers menyarankan untuk menyimpan foto--atau dokumen lainnya—di tempat paling sejuk dan kering di rumah. Kelembapan harus dihindari karena menyebabkan foto saling menempel dan mendorong pertumbuhan jamur.
Ada banyak materi yang bisa digunakan untuk menyimpan foto atau dokumen keluarga lainnya, seperti plastik, amplop, map, sampul, dan kotak yang harus memenuhi standar. Carilah wadah plastik yang terbuat dari polietilena, polipropilena, atau poliester murni yang tidak dilapisi. Bahan-bahan ini dianggap stabil dan tidak merusak foto.
Untuk foto, album merupakan penyimpanan yang ideal. Terakhir, cara paling aman dan paling mahal untuk menyimpan foto adalah dengan melapisinya menggunakan papan kain atau papan alas berkualitas tinggi. Metode ini sangat baik untuk foto yang akan dibingkai dan dipajang.
Bagaimana jika rusak?
Jika foto-foto, arsip, dan dokumen keluarga Anda basah, segera pindahkan. Jamur bakal mengendap setelah 48 jam dalam kondisi basah dan lembap. Bentangkan segala materi yang basah agar kering. Jika terdapat jamur, gunakan masker dan kacamata pelindung saat Anda menyimpan dan mengarantina barang-barang tersebut. Pada tahap ini, Anda mungkin perlu menghubungi konservator profesional untuk mencari tahu opsi restorasi.
"Menjaga barang-barang berharga dalam kondisi baik merupakan hal yang penting," kata konservator buku SFPL, Savannah Adams kepada KQED.
