Selain hemat, ini 10 keuntungan lainnya menggunakan software HR

Software HR berbasis cloud menawarkan banyak manfaat di tempat kerja dan dapat membantu merampingkan banyak tugas dalam manajemen sumber daya manusia (SDM). Berikut berbagai keuntungan menggunakan software HR bagi perusahaan.

Teknologi digital dapat membantu bisnis Anda dalam banyak hal, salah satunya membuat operasional harian Anda lebih mudah dan lebih hemat biaya. Tidak terkecuali pada manajemen HR di perusahaan Anda.

Kini manajemen SDM tidak lagi terbatas pada tumpukan dokumen administrasi. Berkat solusi dari software HR berbasis cloud, HR dapat mengurangi dan menyederhanakan tugas administratif seperti penggajian, pengelolaan kompensasi dan tunjangan, dan mengatur jadwal kerja secara otomatis.

Apa itu software HR berbasis cloud?

Cloud computing atau komputasi awan merupakan suatu metode komputasi di mana kapabilitas terkait teknologi informasi disajikan sebagai suatu layanan (as a service). Dengan begitu, pengguna dapat mengaksesnya lewat Internet tanpa mengetahui apa yang ada didalamnya. Pengguna juga memiliki kendali terhadap infrastruktur teknologi yang membantunya. Secara sederhana, cloud computing menawarkan perangkat lunak yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih mudah digunakan oleh bisnis Anda.

Dalam manajemen HR, sistem cloud memungkinkan perusahaan Anda untuk meninggalkan perangkat lunak yang mahal dan juga seringkali membutuhkan infrastruktur dan pemeliharaan rutin dari pakar IT. Sedangkan dengan software HR berbasis cloud, yang perlu perusahaan Anda lakukan hanya membayar biaya bulanan atau tahunan untuk mendapatkan akses ke fitur software HR. Jika terjadi masalah, bantuan akan disediakan dengan cepat oleh penyedia layanan.

Berdasarkan survey dari Information Services Group (ISG), 46% perusahaan di seluruh dunia menggunakan platform HR Software as a Service (SaaS). Survey tersebut juga menunjukkan bahwa 57% organisasi berharap untuk menggunakan HR SaaS atau software HR pada tahun 2023.

10 manfaat software HR berbasis cloud

Dalam mengelola pekerjaannya, tim HRD sering dihadapkan pada tantangan pengelolaan data karyawan secara efektif. Tantangan ini semakin sulit saat HRD menggunakan dokumen terpisah untuk mengelola tugas sehari-hari, seperti pemrosesan penggajian dan administrasi tunjangan.

Software HR berbasis cloud menawarkan banyak manfaat di tempat kerja dan dapat membantu merampingkan banyak tugas manajemen tenaga kerja. Berikut ini adalah manfaat penggunaan software HR berbasis cloud dalam manajemen SDM bagi bisnis Anda.

1. Penghematan biaya

Daripada membeli perangkat lunak secara langsung, software HR berbasis cloud seperti Talenta by Mekari dapat digunakan dengan cara berlangganan dengan harga yang terjangkau. Pengeluaran yang Anda keluarkan akan sesuai dengan layanan yang digunakan. Sehingga perusahaan tidak perlu membayar fitur-fitur yang tidak dibutuhkan. Hal ini membuat manajemen SDM Anda lebih efisien.

2. Menghitung payroll secara otomatis

Salah satu hal penting dalam manajemen SDM adalah pembayaran payroll. Mengelola payroll terkadang menjadi tantangan tersendiri bagi tim HR karena banyaknya komponen yang mempengaruhi, seperti pajak penghasilan atau PPh 21, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, komponen lembur, THR, dan bonus.

Penggunaan software HR berbasis cloud dapat menyederhanakan tugas tersebut. Perusahaan tidak perlu lagi melakukan perhitungan payroll secara manual. Karena software HR berbasis cloud yang akan mengerjakan perhitungannya secara otomatis, dengan integrasi antara payroll dan komponen-komponen yang berlaku.

3. Memudahkan laporan bulanan

Software HR berbasis cloud juga bermanfaat untuk menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti informasi payroll dan administrasi HR. Ada juga fitur Custom Report, yang memudahkan perusahaan untuk menyajikan laporan sesuai dengan yang dibutuhkan.

4. Menjamin keamanan data karyawan

Karena berkaitan dengan informasi pribadi karyawan, keamanan data menjadi hal yang sering dipertanyakan oleh perusahaan saat hendak menggunakan software HR berbasis cloud. Kabar baiknya, seluruh data karyawan akan dienkripsi dan dipastikan terjaga kerahasiaannya dari pihak yang tidak berwenang. Selain itu, software HR seperti Talenta by Mekari memiliki dua lapisan pengamanan atau yang lebih dikenal 2FA (Two-Factor Authentication).

5. Kemudahan akses Informasi

Software HR berbasis cloud memungkinkan perusahaan untuk memantau absensi karyawan lebih mudah. Informasi kehadiran karyawan ini juga termasuk keterlambatan atau kelebihan jam kerja. Kemudahan ini dapat membantu tim HR memantau performa kehadiran karyawan secara akurat dan cepat.

6. Adaptif terhadap peraturan pemerintah

Sangat penting bagi HR untuk tetap up-to-date, UU ketenagakerjaan yang terkadang mengalami perubahan. Software HR berbasis cloud membuat hal ini lebih mudah karena Anda dapat menyesuaikan prosedur dan fitur saat diperlukan.

7. Analisa data lebih akurat

Agar HR dapat menjadi partner bisnis perusahaan yang berkontribusi dalam strategi bisnis, keputusan HR harus berdasarkan data. Software HR berbasis cloud memungkinkan untuk menyediakan data real time. Hal ini memudahkan HR untuk melakukan analisis komparatif, sehingga bisnis tidak tertinggal oleh kompetitor dalam hal rekrutmen, retensi, dan kompensasi karyawan.

8. Meningkatkan produktivitas

Semakin banyak waktu yang dimiliki tim HR untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan, semakin menguntungkan bagi perusahaan. Software HR berbasis cloud dapat mengeliminasi waktu yang biasanya dipakai dalam manajemen SDM secara manual, seperti proses penggajian dan pengelolaan laporan. Dengan begitu, tim HR tidak hanya menghabiskan waktu dalam urusan administrasi saja.

9. Terbuka untuk inovasi

Di masa lalu, jika software yang Anda gunakan sudah out of date, perusahaan harus melakukan upgrade, penerapan dan pelatihan. Ketiganya menambah biaya kepemilikan software Anda. Sedangkan software HR berbasis cloud mudah beradaptasi dengan perkembangan teknologi, sehingga dapat ditingkatkan terus mengikuti fitur-fitur terbaru.

10. Meningkatkan kolaborasi

Proses kolaborasi bisa jadi lebih mudah dengan menggunakan software HR berbasis cloud, karena data dapat dibagikan dan diubah secara fleksibel. Software HR juga menyediakan opsi untuk pengelolaan hak akses untuk peran masing-masing.

Fitur software HR yang wajib ada

Time attendance management

Membangun budaya disiplin dan tepat waktu adalah hal yang penting. Oleh karena itu, fitur kehadiran ini menjadi salah satu hal yang penting dan wajib ada di setiap perusahaan. Fitur ini akan mengelola beberapa data, di antaranya adalah:

• Waktu kedatangan dan pulang karyawan
• Data lembur
• Jumlah absensi karyawan
• Jadwal shift
• Jadwal cuti
• Izin karyawan

Seluruh data-data tersebut juga akan terkoneksi dengan fingerprint sehingga mempermudah tugas manajemen SDM dalam memantau produktivitas karyawan.

Employee self service

Sesuai dengan namanya, fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengurus administrasi secara mandiri melalui dashboard aplikasinya. Dalam hal ini karyawan tidak perlu menghubungi HRD secara langsung dan dapat menginput kebutuhannya langsung ke dalam software. Seperti misalnya ketika ingin mencetak slip gaji, mengajukan izin cuti, melihat jumlah cuti dan sisa harinya, atau bahkan mengajukan klaim biaya pengobatan dan lain sebagainya.

Dengan hadirnya fitur ini, perusahaan juga bisa memaksimalkan sumber daya di bidang lainnya. Karena tim HRD tidak perlu mengeluarkan tenaga ekstra dalam mengurusi kebutuhan karyawan yang sudah diatasi sendiri oleh mereka. Dengan demikian, kontrol HRD dan manajemen pun akan meningkat.

Talent management

Fitur talent management akan memudahkan tim HRD dalam memilih kandidat yang tepat. Fitur ini akan menyediakan informasi dari seluruh data produktivitas karyawan selama bekerja. Sehingga HRD bisa meningkatkan human capital dan mengetahui seluruh data performa karyawan. Sedangkan fungsi lain dari fitur ini adalah untuk mempermudah HRD dalam menentukan karyawan mana yang pantas mendapat promosi jabatan.

Payroll management

Dalam mengelola SDM, tentunya tidak bisa lepas dari yang namanya sistem gajian, baik itu dalam proses pemberian honor ataupun menentukan berapa jumlah honor yang tepat untuk masing-masing posisi karyawan.

Karena pada dasarnya sistem pemberian honor ini tidak semudah yang dibayangkan. Perusahaan harus menyesuaikan besaran honor dengan beban kerja karyawan dan posisi jabatannya. Dengan tujuan mempermudah manajemen keuangan HRD, maka fitur ini akan hadir untuk menghitung sistem gaji bulanan hingga menghitung pajak dan potongan cuti.

Setelah mengetahui berbagai keuntungan yang diberikan software HR berbasis cloud, sudah waktunya perusahaan Anda mulai mendigitalisasi sistem HR bersama Talenta by Mekari. Mulai dari absensi online, perhitungan cuti dan lembur otomatis, hingga perhitungan gaji karyawan dengan komponen gaji seperti pajak penghasilan PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan bisa dilakukan melalui Talenta by Mekari.

Talenta by Mekari adalah salah satu software HR berbasis aplikasi yang mudah digunakan dan mudah terintegrasi dengan software lainnya. Jadi, Anda tidak perlu melakukan perombakan sistem ulang yang membutuhkan waktu yang lama. Software HR biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Talenta by Mekari:

Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya :

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci. Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

Tim support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering work from home, menggunakan Talenta sebagai performance management system tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat kamu akses dengan mudah di https://www.talenta.co/. Tunggu apa lagi? Yuk, pakai Talenta sekarang dan rasakan pengalaman management terbaik!