Apa fungsi invoice bagi perusahaan? Berikut ulasannya

Invoice merupakan dokumen yang dapat menunjukkan bahwa pembeli belum melunasi transaksinya. Invoice sangat penting dalam aktivitas jual beli atau transaksi sehingga cara membuat invoice yang benar sangat penting untuk diperhatikan.

Invoice atau kerap disebut faktur merupakan dokumen penagihan dengan jumlah dan biaya yang harus dibayarkan setelah membeli atau melakukan transaksi. Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak penjual ke pembeli.

Apa fungsi invoice bagi perusahaan?

Sebelum jauh membahas mengenai cara membuat invoice, maka tidak ada salahnya jika mengetahui terlebih dahulu beberapa hal yang erat kaitannya dengan dokumen penagihan ini.

Bagi perusahaan atau penjual, keberadaan invoice ini sangat penting karena kerap dijadikan bukti dalam pembukuan.

Invoice dibuat tidak hanya untuk tagihan atau transaksi dalam jumlah besar saja, melainkan dalam semua jenis transaksi sebagai antisipasi jika suatu saat nanti terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Selain itu, terdapat pula arti penting invoice bagi perusahaan yang dirangkum dari sumber https://www.jurnal.id/id/invoice-generator-indonesia/ berikut ini:

• Menjadi dokumen perusahaan

Salah satu arti penting pembuatan invoice bagi perusahaan adalah guna memudahkan pembukuan akuntansi sekaligus sebagai bukti berwujud dokumen atas semua transaksi yang telah dilakukan dalam periode tertentu.

Sebagai perusahaan yang kredibel tentunya invoice menjadi suatu hal yang penting dan harus ada karna mereka menyimpan arsip keuangan secara detail dan terperinci.

Dengan begitu, invoice ini banyak berperan dalam memudahkan perhitungan akuntansi keuangan.

• Menjadi bukti laporan pajak

Selain menjadi bagian dari arsip keuangan atau bukti pembukuan, invoice juga berguna bagi perusahaan dalam pembuatan laporan pajak yang dibuat setiap tahunnya.

Itu sebabnya, penataan dokumen keuangan dan bukti-bukti transaksi dengan baik nantinya akan mempermudah perusahaan ketika membutuhkan.

• Menjadi bukti jika terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian

Fungsi invoice selanjutnya bagi perusahaan yakni menjadi tanda bukti ketika suatu saat nanti terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian.

Seperti salah satu contohnya ketika pengiriman barang yang tidak sesuai, maka invoice bisa berguna untuk melakukan kroscek terkait jumlah barang dan tagihan yang sebenarnya.

Apa saja jenis-jenis invoice?

Sebelum banyak membahas mengenai pedoman dan cara membuat invoice, maka ketahui terlebih dahulu mengenai jenis-jenis invoice yang akan dibuat.

Pada umumnya, terdapat tiga jenis invoice yang umum dan banyak digunakan. Berikut ialah penjelasan lengkapnya:

1. Invoice biasa

Invoice biasa merupakan jenis invoice yang banyak ditemui dalam transaksi sehari-hari. Hal ini dikarenakan bentuk dan sifatnya yang tergolong sederhana seperti rincian barang yang dibeli, jumlah, harga satuan dan total harga yang harus dibayarkan.

Cara membuat invoice jenis ini tergolong cukup mudah karena informasi yang ditampilkan sederhana dan tidak terlalu banyak.

2. Invoice konsuler

Invoice konsuler merupakan faktur atau dokumen penagihan yang dibuat ketika melakukan transaksi internasional. Jenis invoice ini banyak digunakan dalam transaksi luar negeri seperti ekspor ataupun impor.

Selanjutnya, cara membuat invoice jenis ini terbilang lebih ribet karena harus mengurus perizinan dengan negara yang dituju terlebih dahulu.

3. Invoice proforma

Invoice proforma atau kerap disebut invoice sementara merupakan invoice yang digunakan untuk pengiriman barang dalam jumlah yang bertahap.

Biasanya, setelah barang yang dibeli telah dikirim secara keseluruhan, maka penjual akan mengirimkan invoice biasa.

Dalam hal ini, keberadaan invoice proforma akan digantikan dengan invoice biasa yang bersifat tetap atau permanen.

Mengenai cara membuat invoice proforma ini juga tidak tergolong sulit, templat dan informasi-informasi yang ada di dalamnya tidak jauh berbeda dengan invoice biasa.

Itulah 3 jenis invoice yang biasa dibuat, nantinya Anda bisa membuat invoice sesuai kebutuhan atau jenis transaksi yang dilakukan.  

Bagaimana cara membuat invoice selama otomatis?

Di samping cara membuat invoice secara manual yang telah disebutkan di atas, terdapat pula cara otomatis yang bisa dilakukan dengan bantuan aplikasi invoice generator.

Pembuatan invoice menggunakan aplikasi invoice generator ini tentunya sangat memudahkan bagi pembuatnya, terlebih jika pembuatan dalam jumlah banyak.

Selain cara pembuatannya yang mudah dengan sistem otomatis, dengan aplikasi invoice generator data yang dihasilkan juga akan lebih mudah terlacak dibandingkan pembuatan invoice secara manual.

Berbagai aplikasi invoice generator kini bisa digunakan secara mudah dan efisien, didalamnya terdapat template yang bisa secara otomatis melakukan perintah secara berulang atau terjadwal.

Selain itu, banyak sistem dalam aplikasi invoice generator kini juga telah dilengkapi fitur pelacakan. Fitur-fitur pada invoice generator tersebut berfungsi untuk melacak apakah faktur telah dibayarkan atau belum sehingga pembuat invoice tidak perlu melakukan pengecekan secara berkala.

Fitur ini nantinya akan mengirimkan notifikasi langsung dari software invoice generator apabila faktur telah dibayarkan dalam periode waktu yang telah ditentukan.

Bagaimana tips dan cara membuat invoice yang efektif

Cara membuat invoice bisa dilakukan secara manual maupun otomatis menggunakan bantuan aplikasi invoice generator. Dalam pembuatannya, baik itu secara manual maupun menggunakan aplikasi invoice generator terdapat beberapa tips yang harus tetap diperhatikan.

Hal ini bertujuan agar pembuatan invoice bisa lebih efektif. Dengan invoice yang baik dan benar, maka diharapkan kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

Kedua hal ini sangat berkaitan mengingat pembayaran yang tidak lancar beresiko pada kemunduran atau kegagalan perusahaan. Berikut adalah beberapa tips dan cara membuat invoice agar lebih efektif:

• Invoice dibuat detail dan mudah dipahami

Tips pertama yang harus dilakukan agar invoice mudah dibaca oleh pelanggan adalah membuat invoice dengan format yang jelas, khususnya dalam nama barang dan tenggat pembayaran yang telah disepakati.

Selain itu, beberapa informasi terkait jenis barang, ukuran, kuantitas dan lain sebagianya juga harus ditulis secara rinci agar pelanggan mudah untuk memahami dan segera melunasinya.

Hal ini menjadi salah satu poin yang penting untuk diperhatikan mengingat tidak jarang terjadi keterlambatan pembayaran dikarenakan invoice yang kurang jelas atau sulit dipahami oleh pelanggan.

Penulisan tanggal jatuh tempo dan beberapa informasi penting lainnya juga bisa dilakukan dengan format bold agar lebih terlihat jela soleh pelanggan.

Hal ini juga berfungsi sebagai pengingat tidak langsung agar mereka melunasi tagihan sesuai waktu yang ditetapkan.

• Memberlakukan sistem reward and punishment

Tips kedua dalam cara membuat invoice yang bisa diterapkan yakni memberlakukan sistem reward and punishment. Cara ini dinilai cukup efektif untuk meningkatkan kedisiplinan dalam pembayaran.

Dalam faktur, perusahaan bisa mencantumkan reward apabila pelanggan membayar tepat waktu atau sebelum tanggal jatuh tempo akan mendapatkan hadiah.

Dalam hal ini hadiah bisa disesuaikan dengan kebutuhan seperti misalnya voucher potongan harga, poin undian dan masih banyak lagi.

Berlaku juga sebaliknya yakni sistem punishment yang berarti jika pelanggan telat membayar tagihan atau melewati batas waktu yang telah disepakati, maka akan mendapatkan punishment.

Hal ini tidak lain bertujuan untuk memberikan efek jera agar pelanggan tidak mengulangi lagi. Adapun bentuk punishment yang bisa diberlakukan yakni denda tambahan, bunga ataupun pembekuan sementara pesanan selanjutnya.

Apabila Anda menggunakan sistem yang sudah terotomasi seperti invoice generator, Anda akan mendapatkan pemberitahuan setiap waktu untuk setiap transaksi sehingga Anda tidak perlu mengeceknya satu per satu.

• Mengirimkan invoice sebelum tanggal jatuh tempo

Selain tips dalam cara membuat invoice, tanggal pengiriman juga harus benar-benar diperhatikan. Jika transaksi telah selesai dan dokumen telah dipastikan kebenarannya, maka segera mungkin untuk mengirimkannya kepada pelanggan.

Pengiriman invoice yang ditetapkan yakni selambat-lambatnya 7 hari sebelum tanggal jatuh tempo. Jika pengiriman membutuhkan waktu lebih lama atau lebih dari satu hari, maka infokan kepada pelanggan untuk mempersiapkan pembayarannya secara tepat waktu.

• Menawarkan beberapa pilihan atau alternatif pembayaran

Menawarkan beberapa metode pembayaran merupakan tips yang ampuh dalam cara membuat invoice yang lebih efektif.

Hal ini bisa menjadi salah satu tips yang penting untuk dipertimbangkan karena kerap kali pelanggan mengalami keterlambatan pembayaran karena terkendala dengan sistem pembayaran.

Sebagian perusahaan atau pihak pembuat invoice kerap kali hanya menerapkan satu metode pembayaran yang belum tentu sesuai atau mudah dijangkau oleh pelanggan. Itu sebabnya, pemilihan bank yang mudah diakses merupakan salah satu solusi yang tepat.

Selain itu, bisa juga diterapkan beberapa metode pembayaran yang sekiranya mudah dijangkau kapanpun dan dimanapun pelanggan berada.

Dengan sistem pada invoice generator, klasifikasi jenis metode pembayaran apabila Anda menerapkan lebih dari satu metode pembayaran akan lebih terkelola dan mudah dibaca.

• Menerapkan pembayaran dengan sistem down payment (DP)

Down Payment (DP) atau kerap disebut uang muka menjadi sistem pembayaran yang kini banyak diterapkan, termasuk salah satunya dalam pembayaran invoice.

Dalam sistem ini, pembuat invoice bisa menentukan besaran DP atau uang muka yang harus dibayarkan.

Tidak perlu ragu-ragu untuk menerapkannya karena pembayaran ini merupakan sistem pembayaran yang lumrah dan banyak dilakukan. Uang muka dalam sistem pembayaran ini berperan untuk membantu kelancaran atau perputaran barang.

Selanjutnya untuk pembayaran berikutnya bisa juga diterapkan sistem cicilan secara berkala dalam jumlah atau persentase tertentu.

Sistem ini dinilai tidak terlalu memberatkan pelanggan dibandingkan harus melakukan pembayaran sekaligus dalam jumlah yang banyak.

• Berlaku ramah terhadap pelanggan

Disamping menerapkan tips-tips dalam cara membuat invoice yang telah disebutkan sebelumnya, sebagai pembuat invoice juga harus berlaku ramah terhadap seluruh pelanggan.

Kesopanan dan keramahan menjadi aspek penting dalam setiap usaha, biasakan untuk bersikap baik dan mengucapkan terimakasih dari setiap transaksi yang dilakukan. Selain itu, pastikan juga selalu informatif kepada pelanggan ketika telah mengirimkan invoice.

Cara tersebut tidak hanya bertujuan untuk mengingatkan secara tidak langsung, melainkan pelanggan juga akan merasa diperhatikan secara khusus. Ketika pelanggan merasa segan, maka besar kemungkinan tidak akan terjadi keterlambatan pembayaran.

Demikianlah fungsi, pedoman dan cara membuat invoice yang bisa diperhatikan agar dokumen tersebut tetap efektif. Dengan invoice yang baik dan benar, maka keuntungan nantinya dapat dirasakan oleh kedua belah pihak, baik itu pemberi maupun penerima invoice. 

Buat invoice jadi mudah dengan invoice generator Mekari Jurnal

Mekari Jurnal adalah Perusahaan Software-as-a-Service (SaaS) terdepan yang menyediakan solusi automasi bisnis berbasis cloud untuk mendukung perkembangan beragam bisnis di Indonesia, dari kecil sampai besar, melalui penggunaan teknologi.

Mekari Jurnal hadir sebagai solusi automasi berbasis cloud yang terlengkap dan terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas berbagai operasional bisnis, seperti pengelolaan HR, akuntansi, perpajakan, benefits, komunikasi, customer relations, dan termasuk invoice generator. Saat ini Mekari Jurnal telah dipercaya oleh 35,000+ di lebih dari 20 kota dengan jumlah pengguna 450,000+

Manfaat menggunakan aplikasi invoice generator Mekari Jurnal

• Software payroll & HRIS terautomasi: Proses administrasi HR dan payroll yang menjadi lebih efisien melalui automasi.
• Software akuntansi online terintegrasi: Dapatkan data transaksi, stok barang, invoice generator, dan laporan keuangan secara real time.
• Software pengelolaan pajak online: Mitra resmi DJP Indonesia dengan standar keamanan bersertifikasi internasional.
• Aplikasi personalisasi benefit: Kelola asuransi dan program benefit karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Software CRM omni-channel: Aplikasi CRM end-to-end untuk automasikan sistem penjualan & layanan pelanggan.

Dengan adanya konsolidasi ini, produk dan solusi teknologi yang ditawarkan oleh aplikasi invoice generator Mekari Jurnal kini telah menjadi pilihan bagi puluhan ribu perusahaan yang membutuhkan solusi pengelolaan SDM dan finansial berbasis komputasi awan, dengan mayoritas penggunaannya berasal dari sektor UMKM.