Jenis aplikasi penggajian karyawan terbaik yang sering digunakan di Indonesia

Aplikasi penggajian karyawan yang baik tentu akan berdampak langsung pada kinerja karyawan atau pegawai dalam sebuah perusahaan. 

Berdasarkan kontrak kerja, gaji merupakan pembayaran yang bersifat periodik atau berkala dari pengusaha selaku penyedia kerja kepada karyawannya.

Gaji merupakan salah satu bentuk pengeluaran rutin perusahaan guna mendapatkan sumber daya manusia, dalam perkembangannya gaji juga sering disebut upah. 

Besaran gaji akan ditentukan oleh ketentuan perusahaan atau pengusaha, negosiasi yang dilakukan karyawan hingga peraturan pemerintah yang berlaku.

Selain pemberian gaji, karyawan juga berhak mendapatkan slip gaji mereka sebagai bukti pembayaran gaji atau upahnya. Di dalam slip gaji ini akan memuat berbagai informasi detail tentang komponen dalam gaji atau upah mereka.

Aplikasi penggajian karyawan yang ada di Indonesia dan jenisnya 

Setiap negara umumnya mempunyai aplikasi penggajian karyawan mereka sendiri, termasuk di Indonesia. 

Di negara kita, Undang-Undang Ketenagakerjaan telah mengatur semua hal tentang ketentuan aplikasi penggajian karyawan. Besaran gaji seorang pekerja umumnya akan dipengaruhi oleh beberapa hal berikut:

Golongan (komponen ini berlaku untuk pegawai negeri sipil).

• Jabatan
• Masa kerja
• Pendidikan
• Kompetensi atau skill

Meskipun secara umum besaran gaji telah ditentukan oleh kelima faktor tersebut, akan tetapi masih ada pula aturan pelengkap yang dapat mempengaruhinya. 

Tujuan dari adanya aturan pelengkap ini adalah untuk pemerataan. Selain beberapa faktor di atas, gaji sendiri juga ditentukan oleh beberapa faktor penunjang seperti:

Nilai tugas atau beban pekerjaan yang ditanggung oleh seorang pekerja.

Tingkat produktivitas seorang pekerja, bila produktivitasnya meningkat maka gaji juga berpotensi meningkat pula.

Meski begitu umumnya peningkatan gaji atau upah yang diterima pekerja sifatnya tidak permanen. 

Secara umum ada masa atau periode tertentu yang memang digunakan pengusaha untuk menaikkan gaji pekerja atau karyawannya.

Jenis aplikasi penggajian karyawan di Indonesia

Di Indonesia sendiri ada tiga metode umum yang digunakan dalam aplikasi penggajian karyawannya. 

Ketiga metode ini tentunya juga tetap mempertimbangkan beberapa komponen atau faktor yang disebutkan sebelumnya, secara umum berikut beberapa metode tersebut:

1. Aplikasi penggajian karyawan metode skala tunggal

Metode ini menggunakan pangkat atau jabatan dalam menentukan besaran gaji tanpa mempertimbangkan tanggung jawab pekerjaannya. 

Sehingga dengan metode ini membuat siapa saja yang memiliki pangkat atau jabatan yang sama mempunyai kisaran gaji yang tidak berbeda jauh.

2. Aplikasi penggajian karyawan metode skala ganda

Metode yang satu ini terbilang cukup adil karena mempertimbangkan beberapa faktor atau komponen lain. Beberapa faktor yang dipertimbangkan adalah seperti jenis pekerjaan, tanggung jawab pekerjaan hingga prestasi kerja.

3. Aplikasi penggajian karyawan metode campuran

Metode yang ketiga ini umumnya yang paling banyak dipakai oleh perusahaan yang ada di Indonesia dan dimuat dalam UU No. 43 Tahun 1999 serta PP No. 6 Tahun 2008. 

Pada dasarnya metode ini merupakan gabungan kedua metode sebelumnya. Faktor seperti pangkat atau jabatan akan digunakan untuk menentukan gaji pokok seorang pekerja. 

Kemudian komponen seperti beban kerja, tanggung jawab hingga prestasi akan diperhitungkan sebagai insentifnya. 

Beberapa metode tersebut tentunya juga mempunyai kelebihan dan kelemahannya tersendiri yang akan dijelaskan di bawah ini:

Di Indonesia sendiri karena menggunakan metode campuran membuat aplikasi penggajian karyawan akan terasa lebih adil. Karena semua faktor dan komponen baik pangkat maupun faktor pendukung seperti kinerja, beban kerja, dll tetap akan dihitung.

Prosedur dalam aplikasi penggajian karyawan 

Aplikasi penggajian karyawan sendiri merupakan pengembangan dari sekumpulan prosedur yang memungkinkan perusahaan untuk menahan, menarik maupun memotivasi staf yang dibutuhkan. Selain itu prosedur dalam aplikasi penggajian karyawan juga berfungsi sebagai pengendalian biaya pembayaran gaji.

Rangkaian prosedur ini nantinya akan disesuaikan berdasarkan kebijakan gaji masing-masing perusahaan sehingga tidak ada pola yang bersifat universal. 

Meskipun begitu, prosedur juga harus didasarkan pada kebijakan yang dianggap paling adil. Untuk lebih jelasnya, berikut beberapa prosedur yang terlibat dalam aplikasi penggajian karyawan pekerja:

1. Prosedur pencatatan waktu kehadiran

Waktu kehadiran karyawan juga perlu dicatat dalam prosedur tersendiri. Umumnya pencatatan ini ditunjang menggunakan mesin khusus yang dipasang pada pintu masuk utama maupun menggunakan sistem khusus. 

Data kehadiran atau absensi karyawan merupakan salah satu komponen dalam menentukan gaji atau upah pekerja.

2. Prosedur pencatatan waktu kerja

Waktu kerja juga perlu diperhitungkan untuk menentukan besaran gaji pekerja, sebagai contoh pada perusahaan manufaktur. 

Pada jenis perusahaan ini produksinya dilakukan berdasarkan pesanan sehingga waktu kerja memang digunakan sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung terhadap produk.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji

Prosedur yang satu ini bertujuan untuk membuat daftar gaji pekerja. Dasar pembuatannya adalah berdasarkan surat keputusan tentang pengangkatan karyawan baru, kenaikan atau penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar hadir hingga daftar gaji periode sebelumnya.

4. Prosedur distribusi biaya gaji

Dalam prosedur ini biaya tenaga kerja akan disalurkan kepada departemen atau divisi terkait yang menikmati langsung manfaat tenaga kerja. Tujuannya adalah untuk mengendalikan biaya dan menghitung harga pokok produknya.

5. Prosedur pembayaran gaji

Untuk prosedur yang terakhir ini akan melibatkan fungsi terkait akuntansi dan keuangan. Akuntansi di sini akan berfungsi untuk membuat perintah pengeluaran kas yang ditujukan kepada fungsi keuangan. Fungsi keuangan sendiri kemudian akan menuliskan cek untuk pembayaran gaji atau upah.

Cek tersebut kemudian akan diuangkan ke pihak bank dan uang yang telah dicairkan akan dimasukkan ke amplop gaji karyawan. 

Namun dengan kemajuan teknologi dan bila jumlah karyawan semakin banyak pembayaran gaji dilakukan dengan mentransfer gaji ke rekening bank pekerja secara langsung.

Pendistribusian gaji sendiri akan dilakukan dengan menyusun daftar gaji yang berfungsi sebagai jurnal gaji. Jurnal ini disusun menggunakan 3 metode yang tersusun atas:

Metode tangan atau pen and ink

Di dalam metode ini penyusunan daftar gaji dapat dibedakan menjadi 2 bagian yaitu langkah persiapan dan langkah penyusunan. Pada langkah persiapan catatan tentang waktu hadir dan waktu kerja akan digunakan sebagai dasar penyusunan daftar gaji atau upah.

Kemudian pada langkah penyusunan, pada daftar gaji tersebut akan ditulis nama karyawan beserta jam kerjanya baik jam biasa maupun lembur. Catatan ini bersumber dari waktu kehadiran untuk mencatat tarif gaji yang akan dikalikan dengan lama kerja.

Posting langsung atau direct posting

Metode ini dilakukan menggunakan mesin hitung khusus dalam memperhitungkan daftar gaji. Dengan mesin payroll yang dapat meminimalisir kesalahan atau cara yang terkesan berulang-ulang bila dilakukan menggunakan metode tangan atau pen and ink.

Metode tanpa bantuan buku pembantu atau ledgerless

Metode ini memungkinkan pencatatan gaji ke dalam cek gaji serta laporan gaji karyawan bisa dilakukan secara langsung. Sedangkan untuk jenis formulir lainnya dapat diletakkan pada bagian bawah cek gaji yang diberi karbon.

Dengan begitu maka data yang ada pada cek gaji akan tembus ke formulir lainnya. Karenanya diperlukan desain formulir yang sedemikian rupa agar dalam sekali penulisan bisa memperoleh banyak formulir.

Pihak yang terlibat dalam manajemen penggajian

Dalam manajemen aplikasi penggajian karyawan atau pekerja tentunya ada beberapa pihak yang terlibat di dalamnya. 

Setiap pihak tentu akan saling berhubungan dan tidak dapat berdiri sendiri dalam mengelola gaji atau upah tenaga kerja. Beberapa pihak yang terlibat di dalam manajemen sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Bagian SDM

Pihak pertama yang terlibat di dalam sistem ini tentunya adalah bagian SDM seperti bagian HRD. Disini bagian SDM atau HRD mempunyai tugas sebagai berikut:

• Merekrut karyawan baru sesuai kebutuhan perusahaan.
• Menentukan jabatan karyawan.
• Menetapkan besaran gaji atau upah yang akan diterima karyawan.
• Mengelola pemberian promosi, demosi, PHK hingga mutasi jabatan.
• Menghitung besaran dari gaji dan tunjangan yang akan diterima karyawan.

2. Bagian Keuangan

Setelah semua data terkait gaji atau upah karyawan selesai diolah maka akan segera disampaikan kepada bagian keuangan. 

Kemudian bagian keuangan akan segera memproses pembayaran gaji agar tenaga kerja mendapatkan haknya tepat waktu.

3. Bagian Akuntansi

Pada proses akhir, bagian akuntansi yang akan mengeksekusi langsung pembayaran gaji sesuai prosedur yang digunakan. 

Contohnya adalah seperti menulis cek tunai, mendapatkan persetujuan dari pemimpin hingga memprosesnya melalui bank mitranya.

Setelah semua proses selesai bagian akuntansi juga harus mencatat serta mendistribusikan biaya tenaga kerja ke dalam pembukuan. 

Hal ini akan berpengaruh pada laporan keuangan yang akan digunakan pihak manajemen untuk mengetahui kondisi keuangan perusahaannya tiap bulan.

Data yang dibutuhkan dalam aplikasi penggajian karyawan

Gaji atau upah tenaga dapat diberikan secara tepat waktu apabila berbagai data penunjangnya bisa diselesaikan dengan cepat dan efisien. 

Data yang lengkap dan rapi juga akan memudahkan dalam proses penghitungan gaji. Secara umum ada 2 jenis data yang dibutuhkan yaitu:

1. Data Konstan

Data ini bersifat konstan atau tetap sehingga dalam sistem jenis data ini hanya perlu diinputkan 1 kali di awal saja. Perubahan dapat dilakukan apabila karyawan itu sendirilah yang ingin mengajukan perubahan, contohnya adalah sebagai berikut:

• Nama tenaga kerja.
• Nomor Pokok Wajib Pajak atau NPWP.
• Besaran gaji pokok.
• Status pernikahan pegawai dan jumlah tanggungannya.
• Jumlah penghasilan yang tidak terkena pajak penghasilan.
• Iuran BPJS serta tagihan lain yang dimilikinya.
• Divisi yang menjadi tempat kerja karyawan.

2. Data Variabel

Pada data variabel umumnya setiap periodenya data ini akan berubah-ubah. Jenis data ini akan diinputkan ke dalam sistem pada batas waktu tertentu, untuk jenisnya adalah sebagai berikut:

• Total hari dan jam kerja.
• Total izin, sakit hingga cuti dalam satuan hari.
• Hari libur pada bulan berjalan.
• Total pajak penghasilan kumulatif berdasarkan besaran penghasilan yang diterima.

Karena sistemnya yang kompleks membuat penggajian tentunya harus dikerjakan dengan cara terbaik. Salah satu cara yang bisa kita lakukan adalah dengan menggunakan aplikasi atau software yang dapat mengelola aplikasi penggajian karyawan. 

Salah satu software untuk pengelolaan aplikasi penggajian karyawan terbaik adalah keluaran dari Mekari Talenta.

Software yang telah terpercaya dan berpengalaman ini dapat menyediakan layanan terbaik untuk penggajian di kantor atau perusahaan Anda. Untuk info lengkapnya kunjungi saja https://www.talenta.co/ dan dapatkan bantuan dari tim ahli yang telah berpengalaman!